Das Lasten- und Pflichtenheft

einer exemplarischen Digitalisierungsstrategie
in Phasen aufgeteilt ...

Teil I - beschreibende Worte

Ein tragfähiges Angebot setzt zwingend das Erarbeiten eines Lasten- und Pflichtenhefts voraus. Diese Dokumente zu liefern, ist Aufgabe des IT-Dienstleisters. Dazu werden Workshops durchgeführt, um Anforderungen zu diskutieren, zu strukturieren und in einem Gesamtkontext einzubetten. Das Ergebnis dieser Projektphase ist eine Spezifikation, bestehend aus Lastenheft ("Was wird benötigt?") und Pflichtenheft ("Wie wird es umgesetzt?"). Letzteres nennt man auch die technische Spezifikation. Diese ist inhaltlich anspruchsvoll und meist komplex - auch wenn das keiner hören will.

 

Um gleich vorab ein weit verbreitetes Missverständnis zu klären: Die technische Spezifikation ist nicht für den Auftraggeber gedacht, sondern für jene, die es bauen werden. Das schützt Sie vor Fehlinvestitionen und mindert das Risiko, sowohl bei der Zeitplanung als auch beim Budget.

 

Das Ergebnis ist ein PDF Dokument, welches typischerweise zwischen 60 und 120 Seiten umfasst. Bei besonders umfangreichen und/oder komplexen Projekten kann eine Spezifikation durchaus aus mehreren hundert Seiten bestehen.

 

Ein Pflichtenheft für eine B2B E-Business Lösung kann dabei strukturell wie folgt aussehen:

Deckblatt

Titel mit einer kurzen Zusammenfassung, worum es geht.

Versionshistorie

Eintrag von Datum, Versionsnummer, Beschreibung der letzten Änderungen.

1. Einführung

1.1. Ausgangssituation

Welche digitalen Prozesse sind heute bereits abgebildet?

1.2. Strategische Ziele

  • Kundenbindung
  • Kundengewinnung
  • Umsatzverlagerung (offline zu online)
  • Umsatzsteigerung
  • Expansion durch Internationalisierung
  • Expansion durch Multiplikatoren (Multi-Store)
  • Entlastung des Innendienst
  • Automatisierung durch Prozesssteuerung
  • ...

1.3. Digitalisierungstrategie in Phasen

Strategische Ziele sind langfristig angelegt, mit einem Moving Target. Hier ein exemplatisches Beispiel eines Phasenmodells.

  • Phase I im Jahre 20xx
    • Einführung einer B2B Plattform

  • Phase II im Jahre 20xx
    • Ausbau als B2X Multi-Store Lösung

  • Phase III im Jahre 20xx
    • Internationalisierung

  • Phase IV im Jahre 20xx
    • Einführung einer Außendienstlösung für den Vertrieb mittel B2B Sales APP

1.4. Zielsetzung

  • Umfassende Information über das Sortiment mit klarer und einfach zu bedienender Navigation
  • Komplettanbindung an ERP
  • Anbindung an PIM
  • Verfügbarkeit von Lagerbeständen und kundenspezifischen Konditionen 
  • Anregung von Kunden bzw. Interessenten zur Interaktion 
  • Mehrwert bei der Informationsbeschaffung und in der Auftragsabwicklung
  • ...

1.5. Zeitplanung

  • Workshops und Ausarbeitung einer Spezifikation ca. 2-3 Monate
  • Designs - s. Teil II - ca. 2-3 Monate
  • E-Mail HTML-Designs - s. Teil II - ca. 1 Monat
  • Maßgeschneiderte Implementierung - ca. 5 - 6 Monate
  • Migration aller Daten oder Initial Load aller Daten - ca. 1 Monat
  • Testbetrieb auf einer STAGING Umgebung - setzt voraus, dass auch das ERP, sowie alle weiteren Systeme in der relevanten IT-Landschaft eines STAGING Systems aufgesetzt werden - 1 - 2 Monate
  • Pflege von Content über das CMS - ca. 1 Monat

GO LIVE!

1.6. Projektmanagement

Mittels einem Ticketing-System.

 

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2. Prozesse und Funktionalitäten

2.1. FRONT- und BACKEND

2.1.1. Browser-Kompatibilität

  • Auf welchen Browsern mit welchen Versionen muss die Plattform laufen?
  • Was geschieht, wenn der Browser des Benutzers nicht diese Mindestanforderungen erfüllt?
    • Layer mit Hinweis als Fallback
    • Alternatives Design
    • ...

 

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2.1.2. SSL

Secure Sockets Layer (SSL), ist ein hybrides Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Datenübertragung im Internet. Auswahl eines Zertifikates.

2.1.3. Datensicherheit

Die Plattform muss anhand von Penetration-Tests auditiert werden.

Diese Audits werden von einer unabhängigen Firma X durchgeführt.

2.2. Das FRONTEND

2.2.1. Datenschutz

Welche Maßnahmen zur DSVGO sollen im FRONTEND umgesetzt werden?

2.2.2. Session-Methodik und Erkennung von Besuchern

Als wesentliche Voraussetzung für die Personalisierung von Inhalten sowie zur Beschränkung von
Zugriffsrechten dient die serverseitige Erzeugung und Verwaltung sogenannter Sessionkontexte. Dadurch lassen sich aufeinanderfolgende Zugriffe eines bestimmten Besuchers einer Benutzersitzung – und damit einem Berechtigungsprofil – zuordnen. Folgende Sitzungszustände können unterschieden werden:

  • Gast
    • unbekannter Besucher
    • Voraussetzung: Eingabe der allgemeinen Webadresse

  • Identifizierter Besucher
    • erkannter Besucher
    • Voraussetzung: Zugriff auf ein Cookie

  • Authentifizierter Besucher
    • angemeldeter Besucher
    • Voraussetzung: Angabe von Login und Passwort (wenn vorher Gast) bzw. Angabe des
      Passworts (wenn vorher identifizierter Besucher)

2.2.3. Persistente Warenkörbe & Merklisten

Sollen Bestellpositionen im Warenkorb und Merklisten 

  • bei Gästen im Cookie gespeichert werden
  • bei Kunden in der Datenbank gespeichert werden

und damit über eine Session hinaus weiterhin aktiv bleiben?

2.2.4. Einsatz von Cookies

Cookies sind Daten, die von einer Website, die Sie besuchen, auf Ihrem Rechner gespeichert werden.

Was soll das Cookie beinhalten?

  • IP-Adresse
  • Gültigkeitsdauer
  • Spracheinstellungen?
  • Warenkörbe für Gäste?
  • Merklisten für Gäste?

2.2.5. MultiChannel

Deklaration auf welchen Endgeräten das FRONTEND optimiert dargestellt werden muss

  • Desktop
  • Tablets
  • Smartphones

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2.2.6. Tracking

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2.2.7. Mehrsprachigkeit

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2.2.8. Mehrwährungsfähigkeit

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2.2.9. Gütesiegel

  • Trusted Shops
  • internet privacy standards
  • EHI Geprüfter Online-Shop
  • S@fer Shopping - TÜV Süd

2.2.10. Seitenszenarien

Beschreibung jeder Seite in Worte. Je detaillierter diese beschreiben sind, desto kleiner ist der Interpretationsspielraum, desto geringer die Überraschungen im Hinblick auf das Ergbenis und auf den Preis.

  • Was soll was, wann und wo passieren?
  • Welche Felder sind Pflicht, welche optional auszufüllen?
  • Welche Quereffekte und Abhängigkeiten sind dabei zu beachten?
  • Welche Effekte gibt es bei MouseOver, bei Klicks, beim Springen von Feldern und in welcher Reihenfolge?

Typische Seitenszenarien und übergreifende Elemente im FRONTEND

  • Startseite
  • Warengruppenseiten
  • Suchen über AutoSuggest
  • Trefferlisten mit Filter: Kachel/Listen, blätterbar oder mit Infinity Scroll
  • Produktseiten für unterschiedlich strukturierte Produktarten und Stücklisten
  • Zoom-Funktion für Bilder als Layer
  • Druckansicht mit spezifisch designten PDF-Seitenvarianten
  • Cross-und Up-Selling
  • Zuletzt angesehene Produkte
  • Emotional Shopping
  • Angebote
  • Anfragen
  • Aktionen
  • Restposten
  • Redaktionelle Seiten als Dokumente (min. 10 Template-Vorlagen)
  • Redaktionelle Seiten mit Beiträgen (min. 20 Snippet-Vorlagen)
  • Warenkorb-Layer; Warenkorb-Detailseite
  • Freie Bestellungen via Direkteingabe bzw. Excel-Upload
  • Merklisten-Layer; Merklisten-Detailseite
  • Produktvergleichs-Layer; Produktvergleich als Detailansicht mit Sortierfunktionen
  • Checkout-Prozess-Seite: Übersicht
  • Checkout-Prozess-Seite: Prüfen
  • Checkout-Prozess-Seite: Auftrag übergeben
  • Print-Katalogbestellung & PDF-Downloads
  • Kontaktformular
  • Login; Registrierung
  • Bestellhistorie: Suche
  • Bestellhistorie: Bestellansicht mit Quick & Fill Feature
  • Vorschlagslisten
  • Meine persönlichen Daten & Firmendaten, je nach Berechtigung (neu / ändern / löschen)
  • Meine Adressen (neu / ändern / löschen)
  • Passwort vergessen; Passwort ändern
  • Newsletter bestellen / abbestellen
  • Retouren-Übersicht
  • Retouren-Detail eines RMAs
  • Rechteverwaltungen für Warenkorbkonfigurationen

 

2.2.10. Basismodule

Wählen Sie aus 8 Basismodulen.

Detaillierte Beschreibungen je Modul samt notwendiger Anpassungen.

2.2.11. Module

Wählen Sie aus über 80 Modulen.

Detaillierte Beschreibungen je Modul samt notwendiger Anpassungen.

2.3.1. Anpassungen

Detaillierte Beschreibungen je gewähltes Modul samt notwendiger Anpassungen für das BACKEND.

Zusätzlich Beschreibung von ...

 

Die Zahl in Klammern ist die Anzahl der Engines die IconParc im Framework bereits implementiert hat (Stand: November 2017)

  • Rollen (55)
    • Administrator
    • Chefredakteur
    • Redaktuer
    • Katalogmanager
    • Produktmanager
    • Ordermanager
    • ...

  • Schedulers (45)
    • createSitemapXML
    • UpdateSiteCoordinates
    • exportProductFeeds
    • detectAllStaleSessions
    • generateShortURLs
    • ...

  • Ansichten (21)
    • Kundenübersicht
    • Kundenmitarbeiter
    • Warengruppen
    • Produkte
    • Versandkosten
    • Benutzer
    • ...

  • Suchen (30)
    • Aufträge
    • Benutzer
    • Händler
    • Kunden
    • Kundenmitarbeiter
    • Produkte
    • Redaktionelle Inhalte
    • ...

  • Berichten (30)
    • Aufträge
    • Auftragsbearbeitung
    • Ausstiegsseiten
    • Bestseller
    • Registrierungen
    • Suchen
    • ...

  • Editoren (311)
    • Adressen
    • Benutzer
    • Kunden
    • Kundenmitarbeiter
    • Katalog
    • Warengruppen
    • Produkte
    • Shop-Seiten
    • ...

  • Tools (31) => nur für Entwickler
    • backgroundProgressViewer
    • CheckDBAgainstMeta
    • GenerateClusterContext
    • compareEngineInstances
    • schedulerStatusPage
    • ...

2.3.2. Prozesssteuerungen

Automatisierte E-Mail Benachrichtigungsprozesse für z.B.

  • Registrierungen
  • Adressänderungen
  • Passwortänderungen
  • Passwort vergessen

Aufträge

  • Auftragsabwicklung
  • Auftragsstatus
  • Sendungsverfolgung 
  • Bewertungen

Rücksendungen (RMA)

  • Rücksendung
  • Rücksendungsstatus
  • Anfrage

Allgemein

  • Kontakt
  • Anfragen
  • Kataloganfragen
  • Umfragen
  • Gutscheine

 

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  • Produktdatenkonsolidierung
  • Automatisierte Aktualisierungen im Katalog-Bereich

3. Marketing

  • Budget zur Plattformbewerbung
  • Auslistung der Werbemaßnahmen
  • Interne Kommunikation zum Projekt
  • Sensibilisierung des Vertriebs im Hinblick auf die Einführung des Projektes

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3.1. SEO

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3.2. Google PageSpeed Insights

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3.3. SEM

  • Strategie
  • Budget
  • Ansprechpartner

 

Einführung von LandingPages.

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4. Schnittstellen

4.1. Katalogdaten

Was ist mit Katalogen, Warengruppen und Artikeldaten?

Diese Daten haben Sie im Idealfall bereits strukturiert vorliegen, sehr wahrscheinlich verteilt auf ERP, PIM und möglicherweise weitere Systeme. Bevor die Katalogdaten online eingesetzt werden können, sind meist verschiedene Konsolidierungsschritte zu durchlaufen. Dabei sind insbesondere kundenindividuelle Preise, Rabatte, Lieferzeiten und Verfügbarkeiten dynamisch zu ergänzen. Ohne diese Informationen in Echtzeit wird kaum ein B2B Kunde bei Ihnen bestellen.

 

Bilder

4.2. Kundenstammdaten

Sie halten in Ihrem ERP-System alle Kundenstämme vor

Kunden, Kundenmitarbeiter, Rechnungs- und Lieferadressen, Berechtigungen, Zahlungsziele, Lieferoptionen, Preise & Konditionen etc. müssen irgendwie mit einer neuen Plattform verknüpft werden, und nicht nur das: Wenn Kunden ihre Daten online ändern, müssen diese automatisiert zurück in das ERP-System gespiegelt werden.

4.3. Rechnungen & Lieferscheine

Wie sieht es mit Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen aus?

Möchten Sie diese händisch, per Mail oder doch lieber vollautomatisch übertragen?

 

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4.4. PaymentGateways

Welche Zahlungsmöglichkeiten stehen Ihren Kunden zur Verfügung?

 

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4.5. InDesign

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5. Sicherheitsanforderungen

  • Password Krypting
  • Datenschutz und Datensicherheit
  • Angriffssicherheitsmaßnahmen
  • Ausfallsicherheit der Leitung
  • Ausfallsicherheit durch Redundanzen bzw. Cluster
  • Backup

 

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6. Infrastruktur

  • Übersicht zur Systemarchitektur
  • Vorgaben zur Dimensionierung
  • Dimensionierung der Hardware
  • Software
  • Betriebssystem-Umgebung
  • Webserver (Apache)
  • Applikations-Server
  • E-Mail-Server
  • LUCENE Server
  • DBMS

7. Anhang

  • Ansprechpartner
  • Datenstrukturen (XML, Excel, …)
  • Datenmodellierung (relevante Entity Relationship Diagramme)
  • Schaubilder
  • ...

Teil II - Designstudie

8. FRONTEND-Designs

8.1. Desktop-Variante

Darstellung aller o.g. Seitenszenarien - zwischen 30 bis 50 - als JPGs

8.2. Tablet-Variante

Darstellung aller o.g. Seitenszenarien - zwischen 30 bis 50 - als JPGs

8.3. Smartphone-Variante

Darstellung aller o.g. Seitenszenarien - zwischen 30 bis 50 - als JPGs

9. E-Mail Designs als HTML

Automatisierte E-Mail Benachrichtigungsprozesse für z.B.

  • Registrierungen
  • Adressänderungen
  • Passwortänderungen
  • Passwort vergessen

Aufträge

  • Auftrag
  • Auftragsstatus
  • Sendungsverfolgung
  • Bewertungen

Rücksendungen (RMA)

  • Rücksendung
  • Rücksendungsstatus
  • Anfrage

Allgemein

  • Kontakt
  • Anfragen
  • Kataloganfragen
  • Umfragen
  • Gutscheine

Ausgewählte Case Studies

Aktuelle Broschüren

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Inhaltsverzeichnis
    Der Elevator Pitch:
    IconParc in zweieinhalb Minuten erklärt


    - oder -

    12 GRÜNDE
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